Факт первый: Любая система автоматизации процессов опирается на какую-нибудь нотацию.
Что такое нотация?
Нота́ция (от лат. notatio «записывание; замечание»). Система условных обозначений, принятая в какой-либо области знаний или деятельности.
Схема процесса, изображенная в нотации BPMN2. Изображение с сайта Террасофт.
Как правило, BPMS системы основаны на нотации BPMN2. Это нотация которая изначально предназначена для описания исполняемых процессов и потоков событий. В ней предусмотрены все необходимые элементы для того, чтобы на схеме изобразить любой процесс, происходящий в жизни.
Нотаций много, и все они предназначены для определенной цели, например, нотация IDEF0 (Integrated Computer Aided Manufacturing Definition, 1981) фокусируется на соподчиненности объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временна́я последовательность (поток работ).
Схема процесса обучения в нотации IDEF0. Картинка из поиска Яндекс.
Очевидно, что смоделировать исполнение процесса в нотации IDEF0 невозможно.
Еще одна распространенная нотация — EPC (Event-driven Process Chain, 1990), которая ориентирована на построение алгоритмов взаимодействия в процессе выполнения конкретной работы.
Элементы нотации EPC. Изображение из поиска Яндекс.
Нотация EPC уже лучше подходит для описания потока задач, но все равно имеет множество недостатков, в первую очередь проявляющихся при попытке детально описать процесс. Однако для высокоуровнего "наброска" процесса эта нотация вполне удобна.
Факт второй: очень часто путают системы моделирования и исполнения процессов.
Чем они вообще отличаются?
В первую очередь, предназначением. Если упрощенно, то:
- Системы моделирования процессов — это главный инструмент процессного отдела, в котором они описывают происходящее, "как должно быть".
- Системы исполнения процессов — это инструмент аналитиков, которые автоматизируют работу предприятия и управляют тем, "как происходит на самом деле".
Казалось бы, как можно спутать систему, которая предназначена для "оживления" схемы процесса и систему, в которой их просто можно нарисовать?
Дьявол, как говорится, в деталях. У таких систем очень много общего: умение работать со схемами процессов, поддержка нотаций, умение классифицировать и каталогизировать процессы. Системы, которые созданы описывать процессы, также поддерживают дополнительный функционал — совместную работу множества пользователей, документирование схемы процессов в текстовом виде, механизмы связи процессов и организационной структуры предприятия, симуляцию исполнения процессов и многое другое.
Многие из этих механизмов перекликаются с аналогичными инструментами в системах исполнения процессов. Более того, есть системы, которые можно отнести к обоим классам.
На моём опыте множество случаев, когда поставщиков систем для исполнения процессов звали в конкурсы на системы для моделирования и наоборот.
Главные отличия:
- Системы для моделирования процессов поддерживают работу в нескольких нотациях. Системы для исполнения, как правило, только в BPMN2.
- Система для моделирования неспособна автоматизировать работу и исполнять процессы. Максимум — формировать инструкции для исполнителей. Но инструментарий документирования, классификации, каталогизирования, учета, версионности и согласования самих схем процессов и изменений в них в таких системах почти всегда богаче.
- Многие из систем для исполнения процессов являются low-code платформами или, хотя бы, обладают частью их признаков.
Пример классической системы моделирования — Business Studio.
Ведущая система автоматизации бизнеса — Creatio.
С удовольствием поговорим об автоматизации вашего бизнеса. Спасибо за внимание!